PDCA Là Gì | Chu trình quản lý tuyệt vời

Chu trình PDCA là gì, tại sao các doanh nghiệp lại sử dụng PDCA. Thực tế đây là một công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng phổ biến ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, giúp cho việc vận hành doanh nghiệp cũng như trong quá trình làm việc. Hãy đọc bài viết để có hiểu biết tổng quát và chi tiết về quy trình này

1 Chu trình PDCA là gì

Để tìm hiểu xem PDCA là gì thì trước hết chúng ta hãy hiểu nghĩa của các từ P-D-C-A. PDCA là tên viết tắt của ” Plan – Do – Check – Action “, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là ” Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động “. Chi tiết ý nghĩa của các giai đoạn trong chu trình, được giải thích như sau.

Để tìm hiểu xem PDCA là gì thì trước hết chúng ta hãy hiểu nghĩa của các từ P-D-C-A . PDCA là tên viết tắt của ” Plan – Do – Check – Action “, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là ” Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động “. Chi tiết ý nghĩa của các giai đoạn trong chu trình, được giải thích như sau

Plan: Được hiểu trong chu trình này là ” Ý tưởng – Kế hoạch ” và để đạt được mục tiêu đó, chúng ta dự định thực hiện trong bao lâu, bằng cách nào và bằng nguồn lực nào.

Do: Thực hiện – Tức là hành động để thực hiện kế hoạch đã đặt ra

Check: Kiểm tra lại kết quả đã thực hiện xem có đúng với kế hoạch đặt ra không? Có cần điều chỉnh kế hoạch không?

Action: Điều chỉnh cách thức thực hiện, phương pháp ….dựa trên kết quả đã có,  tăng lên hay giảm mục so với ban đầu

Vậy để trả lời cho câu hỏi PDCA là gì, thì chúng ta hiểu nôm na, PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ việc lên kế hoạch, đánh giá, thay đổi để cải tiến liên tục một quá trình hay hoạt động của thể của doanh nghiệp. Từ đó, tạo ra nhiều giá trị lợi ích cho doanh nghiệp.

2 Nguồn gốc của chu trình PDCA

Sau khi hiểu được PDCA là gì? Vimi sẽ giới thiệu đến các bạn về nguồn gốc ra đời của chu trình PDCA. Chu trình PDCA ban đầu được phát triển bởi nhà vật lý người Mỹ Walter A. Shewhart trong những năm 1920. Chu trình được lấy cảm hứng từ việc đánh giá liên tục các phương pháp quản lý, mức độ sẵn sàng chấp nhận của các nhà lãnh đạo và bỏ qua những ý tưởng không được hỗ trợ.

Chu trình PDCA được phổ biến bởi Tiến sĩ W. Edwards Deming vào những năm 1950, ông là nhà tiên phong về kiểm soát chất lượng. Ông chính là người đã đặt ra những thuật ngữ “Shewhart” theo tên người cố vấn của ông. Chính ông là người đã nhận ra chu trình PDCA có thể sử dụng để cải tiến quy trình sản xuất ở Hoa Kỳ trong Chiến tranh Thế giới thứ II. Đây là lý do mà nhiều người gọi chu trình PDCA là chu trình Shewhart hoặc chu kỳ Deming.

3 Cách thức hoạt động của chu trình PDCA 

Chu trình PDCA giúp phân biệt công ty với đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh rất khốc liệt như hiện nay. Không chỉ vậy, khi các doanh nghiệp luôn tìm kiếm cách để hợp thức hoá quy trình, giảm chi phí, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và cải thiện lợi nhuận của công ty, thì PDCA luôn là kim chỉ nam để các doanh nghiệp hành động. 

Ngoài ra PDCA còn được các nhà lãnh đạo sử dụng như công cụ để giúp định hướng cho tổ chức của họ, bởi vì nó bao gồm các nguyên lý cơ bản của hoạch định chiến lược. Cùng tìm hiểu bốn bước thành phần của chu trình PDCA là gì?

• Kế hoạch

Giai đoạn đầu của PDCA là lập kế hoạch. Với giai đoạn này cần phải đưa ra một kế hoạch cho những việc cần làm, tuỳ thuộc vào mục đích, quy mô của dự án. Việc lập ra kế hoạch là một phần quan trọng trong dự án của đội nhóm. Nó bao gồm những hành động nhỏ trong một dự án, để giúp tổ chức có một kế hoạch phù hợp, ít có khả năng thất bại. Điều quan trọng nhất, nó phản ánh sứ mệnh và giá trị của một tổ chức. Từ đó, giúp tổ chức đưa ra những kế hoạch hiệu quả nhất

• Thực hiện

Giai đoạn thứ 2 trong chu trình PDCA là thực hiện. Vậy, thực hiện trong PDCA là gì ? Đây là bước mà kế hoạch được đưa ra trước đó được thực hiện. 

Ở bước này, tổ chức phải giải quyết được những hành động đã đặt ra ở giai đoạn kế hoạch. Làm thường được chia làm 3 phân đoạn nhỏ, bao gồm: đào tạo tất cả các nhân sự tham gia vào dự án, quy trình thực tế thực hiện công việc và ghi lại những hiểu biết sâu sắc hoặc dữ liệu để đánh giá trong tương lai.

• Kiểm tra

Không chỉ trong chu trình PDCA mà tất cả các chu trình khác thì sau giai đoạn làm sẽ là giai đoạn kiểm tra. Hãy cùng tìm hiểu xem kiểm tra trong PDCA là gì?

Kiểm tra là đánh giá khả năng, hiệu quả của quá trình hoạt động được thực hiện. Trong PDCA kiểm tra thường được hai lần trong suốt dự án. Đây có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ kiểm tra cùng với việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu của dự án được đáp ứng. Sau đó, kiểm tra lại kế hoạch sau khi đã hoàn thành các hành động mục tiêu được đưa ra, để có những điều chỉnh trong tương lai.

• Hành động

Bước cuối cùng trong chu trình PDCA là hành động. Hành động trong PDCA là căn cứ từ các hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo hiệu quả. Ta có thể hiểu nôm na, hành độ trong PDCA là thực hiện hành động sửa chữa những sai lầm trong quá khứ đã được xác định và giải quyết. Chu trình PDCA được lặp lại và có thể được xác định lại để có kết quả tốt hơn theo các hướng dẫn mới.

4 Ý nghĩa và lợi ích của chu trình PDCA là gì?

Sau khi đã biết khái niệm PDCA là gì cùng với hoạt động của nó, khả năng áp dụng PDCA trên thực tiễn ở mọi mức độ hoặc cấp độ đã góp phần vào sự phát triển của nó như là một trong những phương pháp cải tiến quy trình phổ biến. Sau đây, hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa, lợi ích của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp: 

• Cải tiến quy trình

PDCA giúp doanh nghiệp cải tiến hoạt động sản xuất, kinh doanh. PDCA yêu cầu doanh nghiệp phải liên tục hành động, đảm bảo rằng các lỗi sẽ được phát hiện và khắc phục, sửa chữa làm sao để phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

• Thay đổi cách quản lý

Khi ứng dụng PDCA doanh nghiệp sẽ phải kết hợp với những yêu cầu thay đổi từ các giai đoạn lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra để thay đổi giai đoạn cuối cùng là hành động. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra được những phương pháp quản lý hoặc thay đổi cách quản lý của doanh nghiệp, để góp phần làm cho bốn giai đoạn trong chu trình liền mạch với nhau.

• Duy trì cách kiểm soát

Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án có thể duy trì kiểm soát của mình đối với dự án cũng như nhân lực: cung cấp những dữ liệu kịp thời để thay đổi quy trình, cho phép người quản lý nắm rõ được chi phí cũng như lợi nhuận mà dự án mang lại

• Nâng cao năng lực cạnh tranh 

PDCA là gì giúp cho các doanh nghiệp tích hợp các chức năng như: quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, thay đổi cấu hình của doanh nghiệp trong giai đoạn kinh doanh, sản xuất. Việc xử lý như vậy cùng với việc thay đổi các quy trình sẽ giúp cho doanh nghiệp đẩy nhanh chu kỳ sản xuất, kinh doanh. Từ đó, sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp ngoài thị trường.

• Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng có thể nói là một trong số những lợi ích lớn nhất mà chu trình PDCA mang lại cho doanh nghiệp. Các giai đoạn của quy trình xảy ra liên tục giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường và xác định vấn đề. Từ đó doanh nghiệp sẽ nhìn thấy được những vấn đề còn thiếu sót để kịp thời xử lý. Từ đó, chất lượng hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo.

• Quản lý hiệu suất

Thông qua những quá trình quản lý chất lượng, các kiểm soát chặt chẽ thì quy trình PDCA sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của cá nhân và tổ chức trong doanh nghiệp. Khi hiệu suất làm việc của doanh nghiệp được nâng cao thì hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện nhiều. Từ đó, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ được gia tăng.

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã nắm được khái niệm PDCA là gì, những hiệu quả và lợi ích của PDCA đối với doanh nghiệp. Từ đó có thể áp dụng quy trình PDCA không chỉ đối với hoạt động của doanh nghiệp mà còn áp dụng với những kế hoạch nhỏ.