KPI là gì? Hiểu đúng về KPI và 5 tiêu chí xây dựng KPI hiệu quả

KPI là gì? Kpi viết tắt là gì? Chạy Kpi nghĩa là gì? Bạn đã từng tìm kiếm những từ khoá như vậy trên Google? Nếu rồi thì bài viết này là dành cho bạn. KPI được vô số lượt tìm kiếm, tra cứu trên Google, với hàng loạt kết quả và định nghĩa, nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ KPI là gì chưa?

1. KPI là gì? 

▷ Trước khi tìm hiểu KPI là gì, thì KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator”, hiểu đơn giản thì KPI là một tiêu chuẩn, một mức chỉ số giúp bạn đánh giá, đo lường hiệu quả trong công việc. KPI giống như một ngưỡng mục tiêu chung mà thông qua đó đánh giá được tiến độ cũng như mức độ hoàn thành công việc của các bộ máy trong công ty hoặc doanh nghiệp tư nhân, cá nhân riêng lẻ. Từ đó giúp bạn theo dõi được hiệu suất công việc và điều chỉnh, đề xuất những mục tiêu tiếp theo cho hợp lý.

2. Phân loại KPI

▷ Sau khi hiểu rõ về KPI là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách phân loại KPI. Phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, đặc tính công ty cũng như tính chất công việc khác nhau giữa các phòng ban, KPI không thể áp dụng chung cho tất cả mọi người. Ban quản trị cần xem xét, đánh giá công việc của mỗi phòng ban từ đó đề xuất những loại KPI phù hợp để đạt hiệu quả chung. Từ KPI chung, mỗi cá nhân cũng sẽ lại có những KPI cá nhân để theo dõi và hoàn thiện đúng tiến độ.

2.1. KPI mang mục tiêu chung

▷ KPI mang mục tiêu chung hay còn gọi là KPI hướng tới các mục tiêu lớn nhất trong doanh nghiệp, mang tính chiến lược lâu dài. Loại KPI này quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, tăng trưởng, hoạt động của toàn công ty. Nếu không đạt được khả năng cao là phương pháp công ty đang hoạt động chưa hiệu quả, thụt lùi so với thị trường, thậm chí có thể thua lỗ, phá sản nếu để tình trạng kéo dài mà không có giải pháp khắc phục.

2.2. KPI đánh giá chiến thuật

▷ KPI với mục tiêu đánh giá độ hiệu quả của các chiến thuật trong công ty. Để thực hiện được các KPI mục tiêu chung, tất yếu là chúng ta cần có các chiến thuật khéo léo và thử nghiệm độ hiệu quả. KPI này sẽ đánh giá được mức độ phù hợp và tác động tiêu cực hay tích cực lên sự phát triển công ty từ đó có những phương hướng phát triển mới. Sau thời gian thử nghiệm và tìm ra được phương pháp hiệu quả thì về lâu dài sẽ tăng độ nhận diện thương hiệu và doanh thu tổng cho công ty.

2.3. Các loại KPI chính thường dùng

✔ KPI trong tài chính: Thường do những người đứng đầu bộ phận tài chính, quản lý về tài chính trong công ty dựa theo mức độ và hoạt động cụ thể trong công ty. Từ đó đề xuất ra một mức KPI phù hợp với năng lực và hoàn thiện theo tiến độ. Việc đề ra KPI tài chính sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết được liệu phương pháp quản lý tài chính trong công ty có đang hiệu quả hay không, cần làm gì để tăng thêm lợi nhuận và doanh thu.

✔ KPI trong kinh doanh: Thường sẽ do ban giám đốc trực tiếp điều hành và quan sát đề ra mục tiêu cần đạt được cho các phòng kinh doanh gọi là KPI. Từ đó đánh giá mức độ năng lực và điều chỉnh KPI cho phù hợp mà vẫn giúp tăng trưởng chỉ số kinh doanh, khắc phục những điểm còn yếu kém.

✔ KPI trong bán hàng: Bộ phận bán hàng sẽ được phân công mức KPI nhất định cần đạt từ đó phân chia công việc xuống các cá nhân sao cho phù hợp năng lực và đạt KPI hiệu quả. Qua đó, đánh giá được hiệu quả thông qua doanh số bán hàng giữa các tháng, các phòng, các cá nhân và tìm ra phương pháp bán hàng hiệu quả nhất giúp tăng trưởng doanh thu và khắc phục những hạn chế.

✔ KPI trong quản lý dự án: Mỗi dự án có những yêu cầu và mục tiêu nhất định. Đòi hỏi trưởng dự án cần đánh giá được mức độ khả thi và năng lực làm việc để đặt ra KPI hợp lý. KPI là mức giúp đánh giá độ thành công và hiệu quả của dự án.

✔ KPI trong tiếp thị: Bộ phận tiếp thị cần linh hoạt, sáng tạo các phương pháp để đạt được KPI. Đánh giá năng lực riêng của mỗi cá nhân từ đó phân chia công việc sao cho hiệu quả. Mức độ nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng sẽ là chỉ số rõ ràng nhất và có thể nhìn thấy bằng mắt để đánh giá KPI tiếp thị có đang phù hợp và hợp lý hay không.

3. Ưu/nhược điểm KPI là gì?
3.1. Ưu điểm của KPI là gì?

✔ Là một chỉ số hiệu quả dùng để đánh giá chất lượng công việc dựa trên tiêu chí đã đề ra. Đồng thời, giúp đánh giá cả năng lực xử lý công việc của nhân viên, năng lực làm việc nhóm của các bộ phận.

✔ KPI hiệu quả chứng minh bạn tìm được ra phương pháp hiệu quả để phát triển và tăng trưởng doanh thu.

✔ KPI là một biện pháp hiệu quả tạo động lực, cạnh tranh và phát huy được mọi tiềm năng, thế mạnh của nhân viên. Dựa vào KPI mỗi nhân viên sẽ có được những mức lương, thưởng tương xứng. 

✔ KPI yêu cầu tất cả cá nhân trong một bộ phận, phòng ban cần phải cùng nhau làm việc, đưa ra phương pháp tối ưu cũng như phân chia công việc phù hợp.

✔ KPI giúp định hướng công việc, mục tiêu quan trọng để hoàn thiện, từ đó sắp xếp lượng công việc hợp lý.

✔ Nắm bắt được năng lực làm việc so với KPI từ đó điều chỉnh lượng KPI phù hợp cũng như khắc phục những điểm còn thiếu sót.

3.2. Nhược điểm của KPI là gì?

✔ KPI đòi hỏi người đặt ra cần có một tầm nhìn chiến lược sâu rộng, kiến thức phong phú về chuyên môn, quản lý con người,.. Đặc biệt cần nắm bắt được bản chất của KPI để áp dụng hiệu quả và khoa học. 

✔ KPI cũng yêu cầu người đặt ra cần có sự linh hoạt, sáng tạo cao vì mỗi ngành nghề, lĩnh vực, phòng ban lại mang những tính chất giống nhau nên KPI không thể áp dụng chung cho tất cả mọi người, tất cả bộ phận và trong mọi thời điểm.

4. Tại sao doanh nghiệp áp dụng KPI kém hiệu quả?

▷ Doanh nghiệp nào cũng đề ra những KPI khác nhau nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có được hiệu quả cao. Doanh nghiệp áp dụng KPI còn chưa hiệu quả có thể là do:

✔ Doanh nghiệp chưa thực sự hiểu bản chất lĩnh vực của mình, chưa thực sự biết mình mong muốn và hướng đến mục tiêu gì.

✔ Chưa nắm được bản chất của KPI nên đề ra KPI một cách chủ quan, lộn xộn, không liên kết với toàn bộ hệ thống công ty.

✔ Các phương pháp áp dụng để đạt KPI chưa hiệu quả, không có kế hoạch cụ thể và làm việc nhóm chưa tốt.

✔ Đặt ra những KPI quá cao dẫn đến quá tải, không phù hợp với năng lực thực tế của nhân viên.

✔ Tinh thần trách nhiệm và thái độ với công việc của nhân viên chưa cao, không có người giám sát và đốc thúc tiến độ.

✔ Nhiều người vẫn coi KPI là áp lực, là mục tiêu để hoàn thành, nên dễ dẫn đến làm việc hời hợt cho xong, cho đủ số lượng,..

5. Cách xác định chỉ tiêu KPI hiệu quả

? Khi nhắc đến KPI, người ta thường dựa theo một tiêu chí nhất định để xây dựng thường được gọi là các yếu tố S-M-A-R-T. Bộ tiêu chí này khá phù hợp và hiệu quả khi xây dựng KPI, giúp chúng ta tự trả lời và tự hiểu mình mong muốn đạt được điều gì cũng như nguồn lực thực tế có thể đáp ứng. Cụ thể:

? S (Specific) – Cụ thể: KPI cực kì đề cao tính cụ thể và chi tiết. Vì mỗi ngành nghề, phòng ban, mỗi thời điểm cần xây dựng những KPI khác nhau để phù hợp với thời thế, thị trường chung. Xác định mục tiêu cụ thể là bước đầu để đạt được hiệu quả công việc. 

? M (Measurable) – Đo lường: KPI cần phải có số liệu, tiêu chuẩn cụ thể để dễ dàng đo lường, đánh giá hiệu suất công việc so với KPI được đề ra. 

? A (Achievable) – Thực tế đạt được:Nên xây dựng KPI dựa trên năng lực thực tế của công ty và các cá nhân. Như vậy, kế hoạch đề ra sẽ được triển khai kĩ càng và đạt được hiệu quả. Không nên xây dựng KPI quá xa vời và xa rời thực tế, năng lực không đủ đáp ứng nên KPI trở nên vô nghĩa, khó đánh giá. 

? R (Relevant) – Tầm nhìn chung: Khi đề ra KPI cần hướng đến những mục tiêu chung nhất của doanh nghiệp. Tất cả những KPI của cá nhân, phòng ban nhỏ lẻ mục đích cũng là thúc đẩy KPI chung của toàn công ty được phát triển tốt nhất và đạt hiệu quả cao nhất. Không nên xây dựng KPI một cách tràn lan mà không rõ mục đích, không liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

? T (Time-Bound) – Thời hạn: Bất cứ một công việc nào cũng nên có mốc thời gian hoàn thiện cụ thể. KPI cũng vậy, thời hạn cần hoàn thiện sẽ hối thúc người làm suy nghĩ, động não, bắt tay vào làm và cân đối thời gian sao cho đảm bảo công việc hoàn thành trước khi hết thời hạn. Đồng thời cũng đánh giá được khối lượng công việc với khoảng thời gian như vậy có hợp lý hay chưa. 

? Trong một doanh nghiệp, công ty hay thậm chí là các doanh nghiệp tư nhân, nhỏ lẻ thì luôn phải chạy theo xu hướng trên thị trường. Thị trường biến động thế nào thì phải xoay chuyển cho phù hợp. Vậy nên mỗi thời điểm, mỗi giai đoạn chúng ta đều có những bước phát triển khác nhau. KPI của thời điểm này sẽ không còn phù hợp với thời điểm sau nữa. Nên tuyệt đối đừng rập khuôn hay quá cứng nhắc với KPI, hãy xây dựng KPI một cách linh hoạt, thông minh, vừa sức và phù hợp để doanh nghiệp có những bước chạy đà tốt nhất.

Vimi tự hào là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm thiết bị công nghiệp quy mô lớn tại thị trường Việt Nam, với các sản phẩm chủ đạo đó là van công nghiệp (van cánh bướm, van cổng, van giảm áp…), thiết bị đo (đồng hồ đo lưu lượng nước, đồng hồ đo áp suất…), không chỉ chia sẻ các kiến thức liên quan về lĩnh vực kinh doanh mà chúng tôi còn chia sẻ rất nhiều các kiến thức bổ ích khác trong phần Blog Vimi, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm.