Biên bản giao hàng là gì

Để tránh những phát sinh mà không có người chịu trách nhiệm trong quá trình buôn bán hàng hóa, hai bên giao nhận hàng hóa cần có sự thống nhất trên văn bản rõ ràng.  Vậy biên bản giao hàng là gì, cần thiết sử dụng trong trường hợp nào, có nội dung yêu cầu gì?  Hãy cùng ViMi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Biên bản giao hàng là gì?

Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản thể hiện sự thỏa thuận của hai bên mua bán trong việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua sẽ nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.

Là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên

Thường thì biên bản được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ giao đúng chủng loại, số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký, khi bên mua nhận được đúng số hàng đó sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.

Trong biên bản phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa cũng như thông tin liên lạc của hai bên mua bán hàng. Biên bản cần được sao chép làm hai bản cho hai bên và có giá trị pháp lý như nhau.

biên bản giao hàng 02

2  Những nội dung trong biên bản giao hàng 

Biên bản giao nhận hàng hóa cần có những nội dung sau:

Tên đơn vị bán hàng: Tên công ty, người bán hàng.

Thời gian giao hàng: Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng

Bên nhận hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện

Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện

Nội dung: hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…

 Xác nhận: Đóng dấu của bên A bán hàng, bên B nhận hành sẽ đóng dấu, kí xác nhận.

biên bản giao hàng

3  Những thông tin về biên bản giao hàng

Biên bản này được ghi nhận như một thẻ căn cước quan trọng, giúp chứng minh bên bán hàng có giao đúng số hàng hóa và thời hạn như hợp đồng thỏa thuận cho bên mua hàng hay không. Đây cũng là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng có thể phân giải ai là người có lỗi,  nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình giao nhận. Chính vì vậy, khi buôn bán hai bên cần lập ra một biên bản hoàn chỉnh để bảo vệ mình trong những tình huống xấu

biên bản giao hàng 03

 ➊ Những nội dung bắt buộc khi lập biên bản:

Như ở phần 1 chúng ta đã hiểu nội dung biên bản giao nhận hàng là gì. Đây được coi là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Được ví nó như một căn cước chứng minh khi bên bán đã giao hàng đầy đủ và nhằm đáp ứng đúng những yêu cầu của bên mua.

Biên bản này sẽ có thể giúp bạn phòng tránh sự kiện tụng hay nhầm lẫn trong quá trình sản xuất và giao hàng hóa làm ảnh hưởng đến người bán và người mua. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cũng sẽ được gọi ngắn gọn là giấy biên nhận.

Những báo cáo này thường được phân chia thành 02 bản, đồng thời mỗi bên sẽ giữ đồng thời 2 bản này với giá trị pháp lý ngang nhau. Để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho công việc trao đổi, giao nhận cũng như vận chuyển hàng hóa, nhiều công ty/ doanh nghiệp đã và đang áp dụng việc soạn các biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh để nhằm mở rộng thị trường và tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kể cả ở trong nước lần ngoài nước.

Lí do cần phải lập biên bản bàn bàn giao hàng hoá

Đây được coi đó là một loại nhận dạng quan trọng,để chứng minh rằng bên A đã giao hàng đầy đủ cho bên B theo đúng thời gian đã thỏa thuận. Loại biên bản này thường  chính là một cơ sở khá  quan trọng xác định xem  ai chịu trách nhiệm, nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên. Vì lý do đó , tốt nhất bạn nên chuẩn bị sẵn cho chính mình một biên bản bàn giao hàng hóa thật hoàn chỉnh để có thể bảo vệ được mình hiệu quả trước những tình huống không mong muốn xảy ra.

 Một số lưu ý khi lập biên bản giao hàng

Thông tin của hai bên mua bán phải chính xác, đầy đủ (tên, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại,…)

Nên soạn song song khi bạn lập hợp đồng mua bán hay giao nhận. Không nên để đến cuối mới soạn, như vậy dễ xảy ra sai sót hơn và không theo sát được tiến trình giao nhận.

Có chữ kí,đóng dấu “tươi” thể hiện sự đồng tình của cả hai bên. Nếu không đầy đủ thì biên bản đó sẽ không có giá trị pháp lý.

Mỗi loại biên bản giao nhận có thể được soạn thảo với đôi chút khác biệt tùy điều kiện mỗi bên.

Mẫu biên nhận phải được bảo quản thật tốt. Các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với pháp luật.

Cuối cùng, hãy đảm bảo thực hiện đúng những điều được cam kết trong hợp đồng và biên bản để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

4  Quy trình giao nhận hàng hoá an toàn và khoa học

Chúng ta đã biết những nội dung chính của biên bản giao hàng là gì, ngoài ra phải biết thêm về giao, nhận hàng an toàn và khoa học.

biên bản giao hàng 01

➊ Tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng

Quý khách hàng sẽ có nhu cầu vận chuyển hàng hóa tới địa điểm nào đó, có thể liên hệ với bên đơn vị vận chuyển. Khi đó họ sẽ có nhân viên tư vấn hướng dẫn cho khách hàng lựa chọn dịch vụ và vận chuyển theo nhu cầu cũng như cử người xuống tận nơi để kiểm tra, xác minh nó qua điện thoại về trọng lượng, về kích thước, số lượng của hàng hóa, cung đường mà khách hàng yêu cầu vận chuyển đến.

Sau khi đã xác minh qua điện thoại hoặc cử người xuống để kiểm tra đơn vị vận chuyển, sẽ trực tiếp tiến hành báo giá cho phía khách hàng, đầy đủ và chi tiết nhất.

 Lấy hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu

Sau khi tiếp nhận các thông tin từ phía khách hàng và theo thỏa thuận xong giá cả, các công ty vận chuyển sẽ cử người và những phương tiện vận chuyển xuống tận nơi tập kết của hàng hóa để vận chuyển tới nơi nhận.

Quy trình nhận hàng này sẽ được giám sát bởi các khách hàng và thực hiện nó một cách cẩn thận để nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Nếu khách hàng không có thời gian để đóng gói hàng hóa, bên phía công ty đơn vị vận chuyển cũng sẽ có những dịch vụ đóng gói hàng hóa tùy vào nhu cầu như đóng gói loại hàng dễ vỡ, đóng gói máy móc hay các linh kiện điện tử ….  để đảm bảo về quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ diễn ra thuận lợi nhất. Sau đó cả hai bên sẽ ký kết vào mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

 Vận chuyển hàng tới nơi yêu cầu

Sau khi đã nhận hàng hóa và bốc xếp lên những phương tiện vận chuyển phù hợp và bên công ty vận chuyển tiến hành di chuyển các hàng hóa tới nơi nhận theo yêu cầu của khách.

Quá trình di chuyển của hàng hóa này sẽ được bên đơn vị vận chuyển đảm bảo an toàn cho các hàng hóa được vận chuyển, cam kết sẽ không xảy ra tình trạng các nhân viên lấy cắp, mất mát về hàng hóa của khách.

Thời gian vận chuyển của hàng hóa sẽ phụ thuộc vào những cung đường tới địa điểm tiếp nhận, tập kết mà bên khách hàng yêu cầu.

Tuy nhiên hầu hết những đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ trực tiếp cam kết vận chuyển các hàng hóa đúng thời gian như trong những bản hợp đồng đã thỏa thuận với các khách hàng trước đó. Trừ những trường hợp bất ngờ như thiên tai, lũ lụt…

Giao hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng

Đây là chính bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Sau khi đã vận chuyển hàng đến đúng địa chỉ nhận theo yêu cầu của phía khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ phải cho công nhân bốc dỡ hàng hóa ở trên xe xuống và vận chuyển nó vào địa điểm tập kết theo như yêu cầu của khách hàng, đây là một dịch vụ đi kèm.

Tuy nhiên, so với các địa điểm tập kết hàng hóa xa, mất thêm nhiều thời gian, thì nhân lực khách hàng sẽ cần phải chi trả thêm chi phí.