Biên bản giao nhận hàng hóa

Để tránh những phát sinh mà không có người chịu trách nhiệm trong quá trình buôn bán hàng hóa, hai bên giao nhận hàng hóa cần có sự thống nhất trên văn bản rõ ràng. Cũng vì lý do đó mà biên bản giao nhận hàng hóa ra đời. Vậy biên bản giao hàng là gì, cần thiết sử dụng trong trường hợp nào, có nội dung yêu cầu là gì. Hãy đọc bài chia sẻ của các kỹ sư bán hàng dưới đây

1. Biên bản giao giao nhận hàng hóa là gì

Biên bản bàn giao hàng hóa là một là loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Trên văn bản thể hiện sự thỏa thuận và xác nhận của hai bên mua bán trong việc giao nhận hàng hóa, với các nội dung

• Được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng
• Trong biên bản phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa cũng như thông tin liên lạc
• Bên bán đã giao hàng và bên mua sẽ nhận hàng theo như sự thỏa thuận trước đó
• Cần có chữ ký của hai bên trên hai bản (mỗi bên một bản) có giá trị pháp lý như nhau

2. Lí do cần phải lập biên bản giao hàng

Bên mua và bên bán lập biên bản bàn giao hàng hóa vì những lý do sau đây:

• Dùng để chứng minh bên A (bên bán) đã giao hàng đầy đủ cho bên B (bên mua) đúng theo thỏa thuận
• Là cơ sở pháp lý giúp cơ quan chức năng phân giải lỗi khi có tranh chấp trong quá trình giao nhận
• Khi buôn bán, cần lập biên bản hoàn chỉnh để bảo vệ mình trong những tình huống xấu.

3. Quy định về biên bản giao nhận trong luật thương mại

Theo Điều 34 của Luật Thương mại 2005, quy định về giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:

• Bên bán phải giao hàng và chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các yếu tố về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác có trong hợp đồng.
• Nếu không có thỏa thuận cụ thể, bên bán phải giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật Thương mại.

Cũng theo Điều 56 của Luật Thương mại 2005, quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa: Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện các công việc hợp lý để hỗ trợ bên bán trong việc bàn giao hàng hóa.

4. Nội dung bắt buộc khi lập biên bản giao hàng

Biên bản giao hàng được ghi nhận như một tài liệu quan trọng, giúp chứng minh bên bán hàng có giao đúng số hàng hóa và thời hạn như hợp đồng thỏa thuận cho bên mua hàng hay không. Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa cần lưu ý một số thông tin sau đây:

• Thông tin của hai bên mua bán phải chính xác & đầy đủ: Tên, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại,…
• Soạn song song khi lập hợp đồng mua bán hay giao nhận. Không lập sau khi đã hoàn thành giao nhận thực tế để tránh xảy ra sai sót
• Cần có chữ kí và đóng dấu “tươi” thể hiện sự đồng tình của cả hai bên, nếu không đầy đủ thì biên bản đó sẽ không có giá trị pháp lý
• Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa có thể được soạn thảo với đôi chút khác biệt tùy điều kiện mỗi bên
• Biên nhận phải được lưu trữ và bảo quản, các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với pháp luật
• Cuối cùng, hãy đảm bảo thực hiện đúng những điều được cam kết trong hợp đồng và biên bản giao nhận để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên

5. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa còn được gọi tắt là biên bản giao nhận, hoặc biên bản giao hàng. Có rất nhiều mẫu biên bản bàn giao hàng hóa, được tạo thành bằng nhiều hình thức khác nhau với nhiều cách trình bày khác nhau, nhưng dưới đây là các thông tin cơ bản cần có trên một biên bản giao hàng hóa

• Tên đơn vị bán hàng: Tên công ty, người bán hàng.
• Thời gian giao hàng: Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
• Thông tin bên nhận hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện
• Thông tin bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện
• Nội dung: Hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
• Xác nhận: Đóng dấu của bên A bán hàng, bên B nhận hành sẽ đóng dấu, kí xác nhận.

6. Quy trình giao nhận hàng hóa an toàn và khoa học

Chúng ta đã biết những nội dung chính của biên bản giao hàng là gì, ngoài ra nên biết thêm về giao, nhận hàng an toàn và khoa học. Việc giao nhận hàng hóa thông minh sẽ giúp ích cho cả bên bán và bên mua tiết kiệm được thời gian và tiền bạc

6.1 Nhận thông tin yêu cầu và chốt phương án

Thực hiện theo qui trình dưới đây đang là thực tế áp dụng mang lại nhiều hiệu quả cho bên bán và được nhiều đơn vị mua hàng đánh giá tốt

• Nhận thông tin yêu cầu của khách hàng về: Phương thức vận chuyển, địa điểm nhận hàng và có thể bao gồm cả định mức cước phí
• Căn cứ theo số lượng hàng hóa và yêu cầu ở trên, tìm và liên lạc với đơn vị vận chuyển hoặc kiểm tra khả năng vận chuyển hiện có của chính bên bán
• Nếu có phát sinh cước phí hoặc cần thay đổi cho phù hợp cần liên lạc lại với bên mua
• Chốt phương án với bên mua theo loại hàng hóa, số lượng và cách thức vân chuyển cùng chi phí

6.2 Nhận hàng và di chuyển

Trước khi hàng hóa được bàn giao cho người hoặc đơn vị vận chuyển, bên bán cần đảm bảo hàng hóa được đóng gói theo đúng thỏa thuận, đảm bảo không bị vỡ hoặc móp. Đặc biệt là đối với hàng dễ vỡ hoặc các linh kiện điện tử, đồ gốm sư,…

• Bên bán trực tiếp nhận hàng hoặc thông qua các công ty vận chuyển
• Cử người và những phương tiện vận chuyển tới nơi tập kết hàng hóa để nhận và vận chuyển tới giao hàng
• Bên phụ trách giao hàng giám sát quá trình di chuyển hàng hóa

6.3 Giao, nhận hàng và kí xác nhận

Sau khi đã nhận hàng hóa đã được bốc xếp lên phương tiện và di chuyển tới địa điểm nhận hàng

• Bên nhận hàng kiểm tra hàng hóa: Chủng loại, số lượng, tình trạng
• Xác nhận hàng hóa nguyên vẹn, đúng như hợp đồng mua bán và không có lỗi trong quá trình vận chuyển
• Sau đó cả hai bên sẽ ký kết vào mẫu biên bản bàn giao hàng hóa, xác nhận hoàn thành việc giao hàng

6.4 Trường hợp bất khả kháng

Trong quy trình giao nhận hàng hóa, có những trường hợp về thiên tai (lũ lụt, sạt lỡ đất, giông bão,..) hoặc hỏa hoạn, tại nạn gây ách tắc giao thông cục bộ,… đó là những trường hợp có thể gây ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng hóa.

Khi đó, cần:

• Nhanh chóng liên lạc: Đơn vị vận chuyển liên lạc cho cả bên giao và bên nhận
• Nếu đơn vị bán đồng thời là đơn vị giao hàng thì cần liên lạc với bên mua
• Trao đổi và cùng nhau tìm hướng khắc phục sự cố