PO Là Gì

PO là gì ? Chúng ta có thể hiển đơn giản đây là loại giấy tờ đặt hàng hay xác nhận đặt hàng được thoả thuận giữa người mua và người bán. Đơn đặt hàng PO có giá trị giằng buộc giữa bên mua và bên bán để đi đến một giao dịch mua bán hành thành. PO được được xem là loại giấy tờ tương đối quan trọng được sử dụng phổ biến trong kinh doanh, xuất nhập khẩu hiện nay.

1 PO là gì?

Để nắm rõ được PO là gì trước tiên chúng ta cần biết PO là 2 từ viết tắt của cụm từ ” Purchase order “. Đây được hiểu là một loại giấy tờ xác nhận đặt hàng hay đơn đặt hàng được tạo nên từ thoả thuận của người mua và người bán. Mục đích của giấy tờ PO là nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên mua bán. Khi người mua và người bán đạt được thoả thuận mua bán với nhau thì lúc này người mua hàng tiến hành cung cấp giấy PO cho bên bán

⚠ Lưu ý:  PO có hiệu nghiệm khi đã có các xác nhận của công ty hay cá nhân người mua thông qua hình thức đóng dấu và kí xác nhận )

Khi giấy xác nhận đặt hàng PO đã được bên mua cung cấp cho bên bán thì lúc này nghĩa vụ của bên bán là chuẩn bị đầy đủ số lượng hàng hoá đảm bảo chất lượng đã được thể hiện trên PO để cung cấp cho bên mua, ngược lại bên mua có trách nhiệm phải nhận hàng và thanh toán đầy đủ cho bên bán khi đã nhận hàng đầy đủ.

Hiên nay giấy tờ PO được xem là loại có vai trò tương đối quan trọng trong các ngành kinh doanh, xuất nhập khẩu. Đặc biệt là các giao dịch hàng hóa là các thiết bị công nghiệp bởi trên PO sẽ thể hiện các thông số kỹ thuật cơ bản

Tham khảo

>> Van bướm, van bi, van 1 chiều

>> Đồng hồ đo lưu lượng, đồng hồ đo áp suất, đồng hồ đo nhiệt độ

>> Phụ kiện ống inox, phụ kiện gang

2 Nội dung trên PO

Các nội dung được thể hiện trên giấy tờ PO là gì ? đây chắc hẳn là một vấn đề quan trọng. Vậy chúng tôi đã liệt kê các nội dung chính và quan trọng nhất được thể hiện trên PO sau đây, xin mời các bạn cùng tham khảo:

Thông tin cụ thể bên mua và bên bán

• Tên công ty, các nhân đặt hàng mà cấp hàng
• Địa chỉ
• Mã số thuế
• Số điện thoại, Email

Thông tin về điều kiện thanh toán

• Số tiền thanh toán
• Thời gian thanh toán
• Hình thức thanh toán

Thông tin giao hàng

• Địa chỉ giao nhận hàng cụ thể
• Phương thước vận chuyển
• Thời gian giao nhận hàng

Thông tin về hàng hoá

• Số lượng
• Chất lượng, và các thông số kỹ thuật..

Xác nhận bằng dấu đỏ và chữ ký của bên đặt hàng và cấp hàng

Một số công ty, hồ sơ mua bán sẽ bao gồm PO, hóa đơn giá trị gia tăng VAT và Chứng nhận CO CQ

3 Mục đích của việc sử dụng Po là gì?

Po là gì? Mục đích của việc sử dụng Po như thế nào? Dưới đây sẽ là những lý do mà các công ty, doanh nghiệp thường sử dụng phổ biến loại giấy tờ này

Po được xem như là một loai chứng từ giúp cho người mua quản lý được hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ bên ngoài. Đó là bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp cho hoạt động kinh doanh và sản xuất. Ngoài ra, còn quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với những khoản công nợ cần phải trả cho người bán.

Purchase order cũng được xem như là một cơ sở pháp lý khi bên bán không cung cấp đủ số lượng hàng như nội dung trong đơn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động quá trình sản xuất kinh doanh của bên người mua.

Po cũng sẽ giúp bảo vệ cho phía bên bán nếu như bên mua không thanh toán đầy đủ số tiền hàng như trong hợp đồng.

Po còn giúp cho quá trình mua bán hàng hoá, dịch vụ theo một quy trình tiêu chuẩn.

Đơn đặt hàng sẽ quản lý được những yêu cầu phát sinh cũng như là chi tiêu đơn hàng một cách hợp lý

Chính vì những lý do trên mà Po đã trở thành một loại chứng từ quan trọng mà được rất nhiều các công ty, doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.

4 Các loại PO được sử dụng phổ biến

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều các dạng đơn đặt hàng mà được các doanh nghiệp sử dụng. Tuỳ theo những mục đích và quy định mà các đơn vị có nhưng cách đặt hàng khác nhau. Tuy nhiên, đại đa số các doanh nghiệp đang áp dụng theo hai phương thức đặt hàng là đơn đặt hàng điện tử và đơn đặt hàng phi điện tử. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về 2 hình thức đặt hàng này nhé!

Đơn đặt hàng điện tử

Đơn đặt hàng điện tử đươc xây dựng cũng như đang phát triển dựa trên lưới mạng internet. Các đơn đặt hàng điện tử này đều có thể mua các hàng hoá và dịch vụ của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại cung cấp nào. Đơn đặt hàng điện tử còn được biết đến với nhiều tên loại khác nhau như: mua sắm điện tử, mua hàng điện tử,…

Đơn đặt hàng phi điện tử

Bên cạnh những doanh nghiệp đang sử dụng hình thức đặt hàng hiện đại thì vẫn có những doanh nghiệp áp dụng theo hình thức truyền thống. Đó chính là đơn hàng sẽ được in ra giấy. Tuy nhiên, một điểm cộng của hình thức này là sẽ đem lại được nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, thì hồ sơ đơn hàng sẽ thường trên giấy. Đây là loại hình chuyên nghiệp mà các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng.

Thêm vào đó, hình thức này cũng giúp cho người mua hiểu rõ hơn về các giao dịch mua hàng cũng như những yêu cầu có trong đơn hàng. Một số khác thì sẽ được lưu trữ trên tài liệu kinh doanh.

5 Quy trình khi sử dụng Po là gì?

Tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà sẽ có những quy trình sử dụng Po khác nhau. Thông thường các bước tạo và sư dụng Purchase Order sẽ theo quy trình như sau:

• Bước 1: Bên mua hàng sẽ tìm hiểu và quyết định mua hàng hoá hay dịch vụ của một doanh nghiệp bất kỳ
• Bước 2: Bên mua hàng sẽ điền đầy đủ thông tin trên PO để bên bán bắt đầu quá trình mua hàng
• Bước 3:Bên bán hàng sẽ nhận Po và sẽ xác nhận lại yêu cầu của phía bên mua là có đáp ứng được điều kiện đặt hàng không. Nếu như bên bán không thực hiện được yêu cầu của bên mua thì Po sẽ bị huỷ
• Bước 4: Nếu bên bán xác nhận là thực hiện được đơn hàng thì phía bên bán sẽ bắt đầu thực hiện công việc lên đơn; dựa vào số lượng mà khách yêu cầu cũng như có trong kho. Còn nếu hàng hoá đó hết thì phía bên bán cần phải lên lịch để sản xuất sao cho đủ và đúng tiến độ theo yêu cầu.
• Bước 5:Sau khi đã lên đủ số lượng khách yêu cầu, thì bên bán có thể dử dụng bên vận chuyển để chuyển số lượng PO đến tay người mua
• Bước 6: Bên bán hàng sẽ lập hoá đơn cho đơn đặt hàng. Thường thì bên bán sẽ sử dụng Po để lên hoá đơn vì có được tính chính xác. Cũng như giữa 2 bên có thể kiểm soát chéo nhau một cách nhanh chóng theo như đơn đặt hàng
• Bước 7: Khi bên mua đã nhận đủ số lượng hàng hoá và đã kiểm tra xong đơn hàng. Thì phía bên người mua cần phải thanh toán đủ số tiền theo như  điều khoản có trong hợp đồng.

6 Cách quản lý hiệu quả Po là gì?

Po là một trong nhưng loại chứng từ vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy mà việc quản lý Po đúng cách sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được tối đa rủi ro trong quá trình làm việc.

• Hồ sơ của nhà cung cấp cần phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, dễ tiếp cận. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm nhà cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
• Cần triển khai hệ thống duyệt mua hàng để có thể kiểm soát được vấn đề chi phí cũng như viêc tránh quản lý tài chính còn yếu kém. Việc triển khai hệ thống này đúng cách sẽ giúp hạn chế được việc đặt hàng không đạt yêu cầu. Hay tránh được những đơn hàng trùng lắp hoặc cùng một loại hàng
• Phải đưa ra các đề mục cần được kiểm tra và đánh giá lại. Từ đó sẽ giúp duy trì dữ liệu một cách chính xác về các đơn đặt hàng. Qua đó, có thể đảm bảo được chính xác cũng như các thông tin đều được điền đầy đủ.
• Việc quản lý hồ sơ và tài liệu sẽ giúp cho việc đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cũng cần phải đảm bảo lưu trữ đúng cách để ngăn ngừa tình trạng thất thoát, nhầm lẫn,… Đặc biệt là có thể đảm bảo tính bảo mật của các Po
• Quy trình huỷ đơn hàng cũng cần rõ ràng, dễ hiểu. Khi đơn Po bị huỷ thì cũng cần phải có văn bản gồm những thông tin liên quan và chữ ký 2 bên. Khi đơn hàng Po bị huỷ thì cũng cần phải lưu trữ cùng với các tài liệu liên quan.

7 Tác dụng của giấy xác nhận đặt hàng PO

Tac dụng của giáy tờ PO là gì hay xác nhận đặt hàng Purchase order đó chính là đảm bảo được quyền lợi và nghĩa vụ của người mua hàng và cấp hàng trong kinh doanh, xuất nhập khẩu.

PO được xem là loại giấy tờ có ý nghĩa ràng buộc giữa bên mua và bên bán. Bên mua có trách nhiệm nhận hàng và thanh toán đầy đủ cho bên bán sau khi đã nhận đủ số lượng hàng hoá. Và nghĩa vụ của bên cung cấp hàng phải chuẩn bị đầy đủ số lượng hàng đảm bảo chất lượng như thoả thuận, và cung cấp đúng thời hạn cho bên mua.

Lưu ý: Xác nhận PO không có giá trị tương đương với hợp đồng mua bán.

Trên đây là tất cả những thông tin về Po là gì mà Vimi muốn chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng sau bài viết này bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích. Để từ đó có thể triển khai và quản lý một cách có hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.